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【初心者向け・図解でわかりやすく解説】弥生「スキャンデータ取込」

弥生会計では、帳簿を記入する方法がいくつもあります。
どの方法が、効率がよいのでしょうか。
記帳の方法のひとつ、弥生のスマート取引取込の「スキャンデータ取込」を検証してみました。

スマート取引取込の方法(レシート)

「スマート取引取込」は弥生会計の会計アプリケーションの機能です。レシートをスキャニングし、データ化、自動入力できる機能です。

スキャニングの方法は、2つあります。

  • スキャナ取込
  • スマホ取込

弥生会計の会計アプリケーションを導入した時に入力した「弥生ID」をログインで使用します。弥生オンラインの公式サイトでは、スキャナ取込はScanSnapの利用方法が記載されています。

弥生のスマート取引の設定

弥生の青色申告や弥生会計などのアプリケーションを起動します。「取引」の「スマート取引取込」をクリック。

弥生会計のスマート取引取込の場所
スマート取引取込のアイコン

ブラウザーが自動に立ち上がり、「スマート取引取込」が表示されます。ログイン画面が表示されるので、弥生IDとパスワードを入力します。

スタートメニューの「設定メニュー」の▼を押し、「サービスの連携」をクリックします。

スマート取引取込のサービスの連携
スマート取引取込のサービスの連携

① 「おすすめ」を選択
② 該当の方は〇をクリック
③ 利用者を登録
④ ③の登録ができているかの確認
以上がスマート取引取込の設定になります。

「弥生レシート取込アプリ」の利用方法

弥生の公式サイトの「スマホを使ってレシートを読みこむ」は、スマホを使ってレシートをスキャニングする方法です。「弥生レシート取込アプリ」はiPhone、Androidの両方に対応しています。
アプリは、iPhone→App Store、Android→Google Playでダウンロードできます。

アプリの画面はこちらです↓。

弥生レシート取込アプリ
弥生レシート取込アプリ

ダウウンロードし、アイコンをタップします。ログイン画面が表示されるので、弥生製品を導入した時のIDとパスワードを入力し、ログイン。

弥生レシート取込アプリ。ログインの画面。
弥生レシート取込アプリの入力画面

画面が開いたら、カメラマークをタップします。

弥生レシート取込アプリ。最初の画面。
弥生レシート取込アプリのカメラ

レシートをカメラマークをタップし、撮影します。

弥生レシート取込アプリ。撮影の画面。
レシート撮影

「次へ」をタップ、次の画面「確認一覧」が表示されます。撮影した画像の確認をし、「送信」をタップします。

弥生レシート取込アプリ。送信の画面。
弥生レシート取込アプリの送信画面

スマホでの作業はここまでです。次は、パソコンのブラウザーで弥生会計など使用アプリケーションでの取込作業をします。

弥生のスマート取引取込での作業(スマホバージョン)

パソコンのブラウザーで弥生会計など使用アプリケーションの手順は以下です。
①スキャンデータをクリック
②「最近アップロードした…」という青い枠のの中をクリック

撮影したレシートが表示されます。

弥生会計のスマート取引取込。スマホの場合の画面。レシートの確認。
スキャンデータ読み込み画面

③レシートの左上の青いボックスにチェックを入れ
④写真のところをクリック

「画像の確認」の画面が表示されます。
①レシートの日付、金額、軽減税率かどうか確認。
右の画面には赤いメッセージがあります。

Yayoi Accounting Receipt Confirmation
レシート確認

赤いメッセージは、「エラーメッセージ」です。

アイコン名を入力

会計年度を間違えた!

アイコン名を入力

弥生会計を起動したときに、会計年度とレシートの対象が合致するように気をつけましょう!

この場合のエラーメッセージの解消方法は、弥生のアプリケーションに戻り、会計年度の選択を変更しました。修正の確認後、「保存して次へ」で次のレシートを確認します。

終了後、スタートメニューの「未確定の取引」をクリック、取り込んだデータの一覧が表示されます。

弥生会計のスマート取引取込。スマホの場合の画面。未確定の取引の確認
未確定の取引の確認

①取引手段、勘定科目の▼を押して科目を選択
②取引の登録を選択
③確認したデータのところにチェックを入れる
④選択された取引の操作を行うをクリック

次に

弥生会計のスマート取引取込。仕訳ファイルの登録成功の画面。
登録完了の画面

弥生製品の方の画面に以下が表示されます。

弥生会計のスマート取引取込。弥生の登録の画面。
弥生への取り込み画面

保存場所、ファイル名を入力したら、OKをクリックします。
完了画面でOKをクリック、以下の弥生の仕訳日記帳の画面が表示されます。

弥生会計のスマート取引取込。記帳完了の画面。
仕訳日記帳

以上で記帳完了です。

スキャナを使ってレシートを読む

ScanSnapは持っていないので、文字で書いていきます。

ScanSnapはPDFなどの紙の書類をデータ化できるスキャナーですね。

ScanSnapは弥生会計などいろいろな会計ソフト・クラウドと連携しています。

ScanSnapなどおすすめスキャナは、“【3分でわかる目的別スキャナー】人気18選、電子帳簿保存法 スキャナ保存制度に乗り遅れないで”の記事で書いています。

ScanSnapの設定

ScanSnapを用意し、ソフトウェアダウンロードし、PCに設定します。

ScanSnapiX100では、Windowsの右下にScanSnapのアイコンが出てきます。

このアイコン右クリック、メニューから「Scanボタンの設定」を選択。

起動した「ScanSnap Managerの設定」で、[ファイル形式]タブをクリック。

右下の[オプション]クリック、「PDFフォーマットオプション」が表示されます。

「設定ページごとにPDFファイルを作ります」をチェック。

これで、「領収書ごとに1つのファイルにする」という設定が完了。

①レシート、領収書をスキャニング

1枚を1つのファイルとして保存するようスキャニング

②スキャンデータ取込を実行

弥生のスマート取引取込での作業(スキャナバージョン)

弥生会計などソフトを起動。

取引の「スマート取引取込」をクリック。

弥生会計のスマート取引取込の場所
スマート取引取込のアイコン

①スキャンデータをクリック、②青い枠のの中をクリックし、③取り込まれたデータを選択か

取り込まれたデータをドラッグで持ってきます。

弥生会計のスマート取引取込のスキャニング方法のデータの取り込み方
弥生会計スマート取引取込のスキャニングの場合の取り込み方

ここからはスマホバージョンの取り込みのところから同じようです。

弥生のスマート取引取込は使いやすいのか?タイプによる

レシートの読取金額が間違っている時もありますので、確認画面では注意を払うことが必要です。

レシートの内容を入力せずに、処理するにはよさそうです。

処理はエクセルのCSVのデータを弥生のソフトにインポートする方が早いです。

ただ、エクセル処理は、金額、勘定科目を間違えた時に、チェックしにくいです。

決算処理の貸借対照表を出した時に、ミスに気づきます。

よって、どこにミスがあるのかを見つけるのに手間がかかります。

いずれにしても、システムにべったり頼らず、気を付けて作業するのは同じですね。

レシートを一枚ずつより一度に処理した方が効率よいので、性能がよいスキャナーがあると便利です。電子帳簿保存法にも有効ですね。

使い勝手のよいスキャナーはこちらの記事で紹介しています。

3分でわかる目的別スキャナー】人気18選、電子帳簿保存法 スキャナ保存制度に乗り遅れないで
【3分でわかる目的別スキャナー】人気18選、電子帳簿保存法 スキャナ保存制度に乗り遅れないで家電量販店でスキャナーのコーナーに行くと、いろいろなタイプのスキャナーがあり、どれを選んでいいのか、迷いませんか? 実は、売場では目的の見つけられない可能性があります。 なぜなら、家電量販店は、売場に来るファミリー層がターゲットです。 事務処理に特化した、写真の読取りに特化した、大量処理、スピード重視に特化した、というような、ある目的に特化した製品は、ラインナップされにくいからです。 私は、事務処理でスキャナーを使用しています。スキャナーで取り込んだ書類から、文字を抽出したり、トレースしたりと、データ加工の作業をしています。 そのため、読取り精度には厳しくなります。 OCRという文字認識の技術が進み、精度の高いスキャニングをすれば、アプリケーションとの組み合わせで、文字入力は自動的にすることができます。 この記事では、今、販売されているスキャナーを目的に合わせて分類し、それぞれの特色をクローズアップしています。 この記事を読むと、自分の目的に合ったスキャナーの選び方、製品がどれか、わかります。結論、利用途に合った、精度のよい、処理能力があるスキャナーを選ぶだけで、文字入力といった手間のかかる事務作業を減らし、作業の効率化を図ることができます。 ...

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