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【知っていると得・図解】CSVデータエラー解消、弥生「スマート取引取込」対応

弥生会計のスマート取引取込の方法

弥生のスマート取引取込は、

  • スキャンデータ取込
  • CSVファイル取込

の2パターンです。

「CSVファイル取込」に対応できるCSV形式のファイルは、数値で入力されていることが必要です。

今回は使えるCSVファイルの作成の仕方を書いていきます。

「CSVファイル取込」に合わせたCSVが必要

エクセル形式の請求書で、データが文字列標準形式で入力してある場合があります。

この場合、ファイルをエクセル形式→CSV形式に変換しただけでは、「CSVファイル取込」では認識できない場合があります。

日付や金額は認識できるよう、文字列や標準形式数値に変換することが必要です。

例として使用するデータは、PDFからエクセル式に変換したデータ↓ のものです。

エクセルのパワークエリがない時のPDFをCSV変換する方法はこちら↓ に書いています。

なぜCSVを整えるのか、よくおこるエラーの原因

請求書など他社やクライアントに見せる書類は、本来は見やすさを優先的に作成されています。

そのため、数値ではない文字入力で作成されてい場合があります。

弥生他、何かシステムにインポートする場合は数値入力のデータが必要です。

また、各々の会社では、請求書以外の様々なシステム持っています。

請求書の元になるデータは他のシステムで作成され、UT-8など文字コードが違うシステムで作られている場合もあります。いろいろなデータのやりとりの最後に請求書が作成されている可能性があります。

そのため、そのままでは取り込むことができない場合が、多々あります。

今回見本で使用するデータも文字列や標準形式で入力されています。

順を追って、整えていきましょう。

「CSVファイル取込」に必要な項目に整理

「CSVファイル取込」に使用するデータに対応するのは、以下の項目。

  • 日付(必須)
  • 摘要(必須)
  • 金額(必須)
  • 勘定科目(必須)
  • 補助科目(任意)
  • 軽減税率(任意)

日付と金額が文字列で入力されている場合の変換の仕方を書いていきます。

日付の文字列は関数で数値に変換

日付は文字列で入力されている場合があります。

日付の文字列のデータを、一度関数で数値に変換し、表示で日付にします。

表示で日付にするということは、表面的には日付で見えていますが、中身は数値です。

よって、「CSVファイル取込」に対応できるデータになります。

日付の横に一列足します。その欄に式を入れていきます。

①セルをクリックし、”=”を入力、②「数式」タブをクリック、

③「関数の挿入」をクリック、④「DATEVALLUE」を選択

スマート取引取込_CSV取込_日付を式を使用して数値に変換
日付を数値に変換

A2の日付を数値に変換するので「=DATEVALLUE(A2)」と入力

スマート取引取込_CSV取込_日付を式を使用して数値に変換
式の中身
日付を数値に変換式の内容

Enterキーを入力すると、数値が出ます。

セルをクリックして、右下にカーソルを持っていくと十字マークが出ます。

そのまま下にドラッグし、その式を下の行に反映させます。

スマート取引取込_CSV取込_日付を式を使用して数値に変換
式を下方のセルにドラッグでコピー

データがあるところは、数値が入ります。

この状態は式の状態なので、これをにします。

↓ データがある部分をドラッグで選択、コピーして、右クリックで下の赤枠の値をクリック。

これで、式が値に変換されます。

スマート取引取込_CSV取込_式を値で貼り付け
式を数値に変換

そのまま、今、変換したところを選択して、右クリックでセルの書式を選択

日付を選択、種類で↓ の青くなっているパターンを選択

スマート取引取込_CSV取込_値を表示形式で日付にする
数値を表示形式で日付にする

①表示が選択した表示形式に変わります。

②Column2のフィルタで「#VALLUE!」のチェックを外す。

③元の文字列の日付の欄を削除

④作成した日付が残ります。

スマート取引取込_CSV取込_値を表示形式で日付にし、余分なデータをフィルタ
必要なデータだけをフィルタにかける

このデータの場合、日付のデータを数値にし、フィルタをかけると必要な行だけが残っています。

各シートでこの作業をし、フィルタをかけた状態のものをコピーして、一つのシートに集めます。

金額の標準形式を、数値に変換する方法は2つ

日付を変換した後、各シートのデータをコピーして貼り付けると、!マークがついていることがあります。

金額が文字列になっていることがわかります。

↓ を参照、!マークの右の▼を押すと、「数値が文字列として保存されています」とあります。

スマート取引取込_CSV取込_金額の文字列を数値に変換
標準形式を数値に変換

これを数値にする方法は2つ。

▼の「数値に変換する」を選択して、一括返還

セルの欄に、”=金額の書いてある欄のセル名*1″ というように1を乗算する、

その式を下に向かってドラッグしてコピーし、値貼り付けで数値にします。

の方法でも、元の金額の欄を削除、作成した金額の数値が残ります。

この金額が「数値が文字列として保存されています」とエラーが出るのは、元のデータが「標準形式」のためです。

PDFをエクセルのクエリでエクセルに変換した場合、この「標準形式」のデータが入っている場合があります。

データをコピーし、「値」で貼り付けた場合でも、文字列になる時があります。

上記ののどちらかの方法で解消できると思います。

「CSVファイル取込」の項目を揃える

「CSVファイル取込」に必要な以下の項目を揃えます。

  • 日付(必須)
  • 摘要(必須)
  • 金額(必須)
  • 勘定科目(必須)
  • 補助科目(任意)
  • 軽減税率(任意)

↓ は「出金」のみの場合のデータの構成。

勘定科目は取り込む時に選択しますので、何にするのか決まっていれば、空欄で大丈夫です。

スマート取引取込_CSV取込_データの構成
取り込むデータの構成(出金のみの場合)

「入出金」の場合は↓ のどちらかの作り方。

入出金を一列で作成する場合は、出金をマイナス表示

入手金を入金と出金と分けて表示する場合は、2列で表示

スマート取引取込_CSV取込_データの構成_入出金か入金、出金かのデータの構成
①入手金が同じ列、②入金、出金が違う列

以上、金額の項目の設定が終わると、データ作成完了となります。

数値化したCSVは「CSVファイル取込」、仕訳日記帳のインポートも対応

このCSVデータで弥生の「スマート取引取込」に取り込むことができます。

また、弥生の仕訳日記帳の項目を揃えることができれば、データのインポートにも対応できます。

上記のように、式やエクセルの機能を使い、数値に変換していきましょう。

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