DATA

【初心者向け・図解】PDFをCSVに変換、弥生の「スマート取引取込」対応

エクセルのパワークエリの機能を使い、PDFをCSVに変換する行程を書いています。

エクセルのパワークエリ がなくても、アプリケーションやオンライン上で変換できる場合もあります。

オンライン上での方法といろいろなアプリケーションでの方法もわかりやすく図解で解説しています。

弥生のスマート取引取込は2パターン

弥生のスマート取引取込は、

  • スキャンデータ取込
  • CSVファイル取込

の2パターンです。

「スキャンデータ取込」は“【初心者向け・図解でわかりやすく解説】弥生「スキャンデータ取込」”の記事で紹介しています。

エクセルで一発処理。PDF→CSV

「CSVファイル取込」に必要なCSVデータを用意します。

請求書などPDF形式のデータをCSVに変換。

最近のエクセルにはPDFからCSVにデータを、取込、変換する機能があります。

エクセルのPDFからの取り込み画面

①データタブをクリック、②データの取得をクリックして、そのまま下にドラッグ、

③ファイルからを右にマウスを動かす、④ファイル形式があらわれるので、PDFを選択

エクセルのPDFからの取り込み画面のインポート

ファイルを選択する画面が出てきます。

①ファイルを選択、②インポートをクリック

エクセルのPDFからの取り込み画面のナビゲータ

ナビゲーターという画面が現れます。

エクセルのPDFからの取り込み画面のナビゲータの詳細

Tableはエクセルの中のパーツ。

選択すると、そのパーツの部分を確認することができます。

今回必要なのは、下の方にある「Page」の部分ですので、下の方にスクロールしていきます。

「Page」があります。このPageはPDFの書類と同じ内容です。

書類の中身を1枚目は案内文など、仕訳には必要のないデータがあります。

必要なデータだけを抜き出すために、

①複数のアイテムを選択で、必要なものにチェックを入れます。

②項目にカーソルを合わせると

③内容が表示、確認し、チェックを入れる

必要な書類にチェックを入れ終わったら、

④読み込みをクリック

エクセルのPDFからの取り込み画面のナビゲータでの選択

そうすると別のウィンドウが開きます。

エクセルのPDFからの取り込み画面のナビゲータでの選択2

①必要なデータを選択、選択できていると項目のことろが黄緑色になります。

②閉じて読み込むをクリック

すると元のウィンドウにデータが表示されます。

エクセルのPDFからの取り込み完了画面

シートの順が逆になっているので、並び変えて、保存で完了です。

機能がついていないエクセルの場合

オンラインでデータ変換

エクセルのバージョンが違い、このパワークエリの機能がない時は、オンライン上で変換できるものを探してもよいでしょう。

「PDF エクセル 変換 オンライン 無料」で検索するといろいろ出てきます。

パワークエリなしでPDFをCSVに変換する方法は“【最強OCR】パワークエリなし、PDFをテキスト化・CSV変換”の記事で書いています。

私が仕事上(勤務している会社)で使用する場合は、オンライン上では以下の2つです。

Convertio

無料で一日10ファイル変換できます。文字だけではなく、オーディオ、ビデオ、画像の変換もできるサイトです。

Convertio のサイトはこちらです。

使い方は ↓ こちらです。

Convertio の入力画面
Convertio

①ファイルを赤枠の中にドラッグ
②言語を選択
③変換したいファイルの形式を選択
④「を認識」をクリック

Convertio のファイル作成完了画面
Convertio のファイル作成完了画面

「ダウンロード」をクリックでデータをダウンロードできます。

free online OCR

無料オンラインOCRサービス 対応言語が46と多いのが特徴です。ファイルをドラッグするだけで、データ変換できます。

free online OCRのサイトはこちらです。

使い方は ↓ こちらです。一番長く使用しているサイトです。

free online OCR
free online OCR

ファイルは1頁しかとりこめないので、ページ数があるときには、1ページに分割してください。

①ファイルを赤枠の中にドラッグ
②言語を選択
③変換したいファイルの形式を選択
④コンバートをクリック

 free online OCR のファイル作成完了画面
free online OCR のファイル作成完了画面

「出力ファイルをダウンロード」 をクリックで データをダウンロードできます。

私も、会社でのエクセルは機能がないので、機密情報でない、一般公開されている情報のものは、オンライン上で作業することがあります。

しかし、文字化けを起こす場合があります。お気をつけください。

PDFから直接コピーして、貼りつける手作業

また、PDFの文字のところを「テキスト選択」して「コピー」をし、エクセルのシートに「貼り付け」で作成できるデータもありますので、試してみてはいかがでしょうか。

また、行ごとにコピーできないものや、セルがずれる場合がありますので、お気をください。

Acrobat Reader の有料版にはエクセルにエクスポートできる機能があります。

但し、請求書などは、ロックがかかっている場合がありますので、ご注意ください。

帳簿付けはCSVの取り込みが早い

このエクセルを編集して、CSVデータを作成します。

弥生の青色申告の帳簿付けは、CSVのインポートで処理。

同じ勘定科目を一気に処理するなら、これが早いです。

今回のデータのいらない項目、シートを整理。

行をコピーして、日付、補助科目、金額を変更するだけでよいのです。

補助科目も一文字入力で、最後に「すべて置き換え」。

長い単語をひとつずつ、入力する必要がありません。

この処理は、また、後日書きたいと思います。

そこまでできると、めっちゃ楽です!

進化していくExcel、使う機能を見極めバージョンアップが必要

Excelの機能は、バージョンによって違います。使う頻度にもよりますが、クリック一つでデータを作成できる効率を考えると、バージョンアップをする必要性も場合によっては、あると思います。

事業をうまく経営するには、帳簿付けをきちんとするのも効果的ですが、節税が大事です。
開業届を出すこと得られる節税効果と、開業届を無料で簡単に出すことができるサービスはこちらの記事で書いています。

【フリーランス】しないと損、開業届。起業1年目、今したほうがいいこと
【フリーランス・副業】しないと損、節税効果のある開業届フリーランスでも、副業でも、開業届けは出しておいた方がよいです。開業届けを出すメリットを説明。開業届けを簡単に出す事ができる方法を解説しています。...